Mit einer Risikoanalyse werden die verschiedenen möglichen Schadensereignisse (Einzelgefahren wie Brand, Diebstahl etc.) im Hinblick auf ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und ihr mögliches Schadensausmaß bewertet. Daraus ergeben sich die für die jeweilige Einrichtung relevanten Risiken.
Wichtig ist es, alle Mitarbeiter in die Risikoanalyse miteinzubeziehen, da jeder für seinen Bereich die beste Einschätzung liefern kann. Unter dem angegebenen Link finden Sie ein Formular, mit dem eine einfache Form der Risikoanalyse durchgeführt werden kann. Für eine eingehendere Risikoanalyse empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Fachleuten.

Formular Risikoanalyse

Die Ergebnisse einer Risikoanalyse sollen so ausgewertet werden, dass sie eine klare Aussage darüber treffen, welche möglichen Schadensereignisse in der jeweiligen Einrichtung am wahrscheinlichsten eintreten können und welches Schadensausmaß jeweils damit verbunden ist.
Daraus ergibt sich eine Reihenfolge (zuerst hohe Eintrittswahrscheinlichkeit bei gleichzeitig hohem möglichen Schadensausmaß, dann hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und niedriges mögliches Schadensausmaß bzw. niedrige Eintrittswahrscheinlichkeit und hohes Schadensausmaß, zuletzt geringe Eintrittswahrscheinlichkeit mit niedrigem möglichen Schadensausmaß), welche die Brisanz der jeweiligen Risiken abbildet. Diese ist Grundlage für die weitere Planung und Umsetzung von Präventionsmaßnahmen.

Eine Risikoanalyse muss regelmäßig, d.h. mindestens alle zwei Jahre und bei relevanten Veränderungen (z.B. Bauarbeiten, technischen Änderungen, Umnutzung, Personalwechsel) wiederholt werden, da veränderte Rahmenbedingungen und neue Erkenntnisse Einfluss auf die Eintrittswahrscheinlichkeit und das mögliche Schadensausmaß haben. Als Grundlage für die Ausarbeitung eines Notfallplans wird der Vorgang Risikoanalyse – Auswertung – Mängelbeseitigung – erneute Risikoanalyse sinnvollerweise turnusmäßig wiederholt.

Ein Notfallplan hat zum Ziel, die notwendigen Reaktionen auf Notfallszenarien im Vorfeld zu planen und zu organisieren. Es wird festgelegt, wer für welche Aufgaben im Notfall zuständig ist (Einrichtung eines permanenten Krisenstabs) und welche praktischen Maßnahmen in welchen konkreten Fällen ergriffen werden sollen. Es gibt Regelungen für die interne Organisation (Erreichbarkeit im Notfall, Vertretung) und die Information der Mitarbeiter, ebenso für die Zusammenarbeit mit Externen – insbesondere Feuerwehr und Polizei. Der Notfallplan dient damit auch als Nachschlagewerk, das alle notwendigen Festlegungen enthält. Hinzu kommen Unterlagen wie Pläne, Bedienungsanleitungen technischer Anlagen, Liste der Notfallmaterialien mit Standorten, Telefonlisten und Vertragsunterlagen.
Welche Anlagen zum Notfallplan gehören und wie dieser aufgebaut sein kann, zeigen die Listen und Musternotfallpläne unter den angegebenen Links.
Eine regelmäßige Überarbeitung des Notfallplans ist erforderlich, um ihn an Veränderungen anzupassen und Erfahrungen aus Übungen und Einsätzen einzuarbeiten. Bei der Erstellung des Notfallplans ist darauf zu achten, dass die Sprache und die Grafik ein einfaches Erfassen der Inhalte auch unter Stress und Zeitdruck ermöglicht.

Leitfaden für die Erstellung eines Notfallplans. Universitätsbibliothek Basel, Herrlich, Bernhard/Suter, Reto, Basel/Bern, Stand Juli 2012

Komponenten eines Notfallplans

Website Notfallverbünde in Deutschland – Notfallpläne

ICOM - Guidelines for Disaster Preparedness in Museums

Alle Mitarbeiter müssen über die sie betreffenden Planungen informiert werden. Die Mitteilung sollte dokumentiert werden. In einem regelmäßigen Turnus (einmal jährlich bzw. bei Änderungen sofort) sollte über den aktuellen Stand des Notfallplans informiert werden. Es ist wichtig, die Planungen nicht nur verfügbar zu machen, sondern auch im Bewusstsein der Mitarbeiter zu verankern. Im Notfallplan muss festgelegt sein, wie oft und durch wen wer informiert wird. Zu beachten ist, dass sensible Daten eventuell nicht an alle Personen weitergegeben werden sollten. Für verschiedene Personengruppen ist möglicherweise eine unterschiedliche Informationstiefe festzulegen. Die einzelnen Beteiligten benötigen die Informationen, die ihrer Funktion im Notfallteam entspricht (z.B. Mitarbeiter des Sammlungsteams: Angaben zur Bergung). Alle Personen, die in den Telefonlisten verzeichnet sind, benötigen eine eigene Kopie, damit sie ggf. umgehend (von zu Hause oder unterwegs) weitere Helfer benachrichtigen können.

Alle sechs Monate sollte der Notfallplan auf seine Aktualität hin überprüft werden. Bei jeder relevanten Veränderung von Rahmenbedingungen (z.B. Ausstellungsumbauten, Personalwechsel, Umstrukturierung, bauliche oder organisatorische Veränderungen) müssen die Auswirkungen auf das Sicherheitsmanagement bedacht und eine entsprechende Aktualisierung der Notfallplanung vorgenommen werden. Auch temporäre Zustände (z.B. Baumaßnahmen, Sonderausstellungen, Veranstaltungen etc.) müssen berücksichtigt werden. Die Risikoanalyse sollte alle zwei Jahre erneut durchgeführt werden.

Notfälle und andere unvorhergesehene Ereignisse sollten von allen Mitarbeiter/innen und sonstigen Zuständigen (z.B. auch externen Sicherheitskräften) dokumentiert werden. Diese Dokumentation wird an die zuständige Stelle weitergeleitet. Im Wissenspool (siehe Link) finden Sie ein Muster, wie Unfälle u.ä. dokumentiert werden können.

Formular zur Meldung und Dokumentation von Vorfällen

Der Krisenstab übernimmt im Not- oder Katastrophenfall die Leitung, trifft Entscheidungen und koordiniert die Arbeiten.
Zum Krisenstab gehören üblicherweise folgende Personen:
- Notfallkoordinator/in (Leiter/in des Krisenstabs)
- Teamleiter/in für einzelne Bereiche (Sicherheit, technischer Dienst für Gebäude und Anlagen (Haustechnik), Wissenschaft/Sammlungsverwaltung, Restaurierung, Verwaltung, Öffentlichkeitsarbeit, EDV-/Kommunikationstechnik, Betriebsrat)
- Sicherheitskräfte/Wachschutz
- Hilfskräfte
Die Leitung der Einrichtung ist immer zuständig.
Der Krisenstab sollte sich vierteljährlich treffen und seine Zusammenarbeit organisieren. Zuständigkeiten und Verpflichtungen sind:
- Erarbeitung/Aktualisierung des Notfallplans und aller seiner Bestandteile
- Einleitung aller notwendigen Maßnahmen während und nach einem Notfall
- Information neuer Mitarbeiter/innen
- regelmäßige Übungen mit allen Mitarbeiter/innen
In sehr kleinen Einrichtungen können einzelne Aufgaben auch durch Externe übernommen oder Unterstützung geleistet werden, z.B. durch benachbarte Einrichtungen, Verwaltungen, Freiwillige/Ehrenamtliche.

Das Sicherheitspersonal/Wache bzw. die „erste Person am Ort“, welche im Notfall die Alarmierung empfängt, benötigt die Kontaktdaten aller relevanten Personen. Die Listen müssen regelmäßig (mindestens halbjährlich) und bei jeder personellen Veränderung aktualisiert werden. Um einen geregelten Einsatz sicherzustellen, sollten für alle relevanten Funktionen der Notfall-Telefonliste Vertretungsketten von 3 bis 5 Personen bestehen.

Muster: Telefonliste bei Alarm

Einmal im Jahr und bei konkretem Bedarf sollte ein Treffen mit den externen Zuständigen stattfinden.

Ein Bergungsplan enthält eine objekt- bzw. materialweise Anleitung für die geeignete Form der Bergung. Er legt die Aufgabenverteilung der an der Bergung beteiligten Personen fest und regelt den Zugang zu (Vitrinen-)Schlüsseln. In Vorbereitung auf einen Bergungsfall müssen ausreichende und geeignete Transportmittel, Materialien und Lagerungsorte zur Verfügung stehen.
Allgemeine Hinweise für die Bergung:
- den nächstgelegenen geeigneten Ort wählen,
- den Weg festlegen,
- bei beschädigten Objekten: Wenn die Gefahr besteht, dass das Objekt bei der Bergung weiter beschädigt wird, erst ein Foto machen und dann alle losen Teile einsammeln und notieren, zu welchem Objekt sie gehören,
- die Bergung dokumentieren (Formular unter dem Link in der Erläuterung),
- die Objekte im neuen Raum so stellen, dass sie nicht im Weg stehen oder umgestoßen werden können.
Eine Bergung sollte in jedem Fall protokolliert werden. Ein Musterformular finden Sie unter dem unten angegebenen Link.

Weitere Informationen zum Thema Bergung siehe Einführungstext.

Formular zur Evakuierung von Sammlungen

ICOM - Guidelines for Disaster Preparedness in Museums

Für den Notfall werden insbesondere benötigt:
- Schutzausrüstung (Schutzkleidung, Helme, Atemschutzmasken, Handschuhe, Gummistiefel etc.)
- Verpackungsmaterial (Folien, Tücher, Kisten, Klebeband etc.)
- Werkzeug (Pinzetten, Pinsel, Skalpelle, Lupe, Hammer, Zangen, Schraubendreher/-schlüssel, Bolzenschneider, Bohrmaschine, Glassauger etc.)
- Büro-/Dokumentationsmaterial (Stifte, Papier, Klebeetiketten, Kamera, Diktiergerät, Dokumentationsformulare etc.)
- Transportmittel (Sackkarre, Wägen etc.)
- Technische Hilfsmittel (Taschenlampen, Scheinwerfer, Folienschweißgerät, Ventilatoren, Luftentfeuchter, Tauchpumpe, Nassstaubsauger, Absperrband etc.)
- Notfallkoffer für Anschläge mit chemischen Substanzen
Die Materialien sollten an verschiedenen, strategisch günstigen Orten gelagert werden, um im Notfall rasch am benötigten Einsatzort verfügbar zu sein (Notfallboxen).
Die Materialien sollten gemäß ihrer vorgesehenen Verwendung geordnet werden; handliche Notfallkoffer mit der Ausrüstung für je ein Team erleichtern den Einsatz. Für größere Gerätschaften eignen sich Werkzeugwagen. Die Erreichbarkeit aller Räumlichkeiten (Treppen, schmale Türen!) ist zu berücksichtigen.
Nachschub kann auch in entfernter gelegenen Materiallagern untergebracht sein. Siegel, Gurte oder feste Verschlüsse verhindern, dass Material im Alltag entnommen wird. Es sollte jedoch nicht weggeschlossen werden, damit es im Notfall für jeden Helfer rasch erreichbar ist.
Die Materialien sind regelmäßig auf Vollständigkeit zu überprüfen. Nicht haltbare Materialien (Klebeband, Batterien, Gummihandschuhe etc.) müssen rechtzeitig erneuert werden.

Praktische Tipps und Listen finden sich auf der Website der Notfallverbünde in Deutschland (s. Link unten)

Website Notfallverbünde in Deutschland – Notfallboxen

Website Notfallverbünde in Deutschland – Notfallzüge/Notfallcontainer

Bereits vor einem Notfall muss festgelegt sein, wohin (Teile von) Sammlungen ausgelagert werden können. Es sollten mehrere Optionen vorhanden sein, da manchmal eine Nutzung temporär nicht möglich ist. Die gewählten Orte können zur eigenen Einrichtung (anderer Teil des Gebäudes oder weiteres Gebäude) oder zu benachbarten Einrichtungen gehören. Sofern die Auslagerungsorte nicht zur eigenen Einrichtung gehören, sind Verträge mit den Besitzern für den Notfall abzuschließen. Die Auslagerungsorte sollten eine sichere Einlagerung ermöglichen, zugleich aber so nah wie möglich bei der Einrichtung liegen, um zeitraubende Wege zu vermeiden. In einigen Situationen kann es notwendig sein, die Sammlung zunächst in eine benachbarte Schule, Sporthalle, Kirche o.ä. zu verlagern, die nicht ausreichend gesichert und meist nicht klimatisiert sind. In diesen Fällen ist eine sofortige Bewachung sicherzustellen sowie ggf. mobile Klimageräte vorzuhalten (vor der Notsituation planen!) und eine schnellstmögliche Verlagerung in ein geeignetes Gebäude vorzunehmen.

Mindestens einmal jährlich ist ein Verlassen des Gebäudes bei Feueralarm zu üben. Auch andere Notsituationen sollten jährlich geübt werden. Darüber hinaus bieten Trockenübungen am Tisch, bei denen alle Beteiligten ihre Aufgaben bei einer bestimmten Notsituation beschreiben müssen, die Möglichkeit, ohne Zeitdruck alle notwendigen Aspekte zu erlernen und einzuüben. Alle Übungen müssen evaluiert werden, um den Notfallplan auf mögliche Lücken hin zu überprüfen und an die spezifische Situation der Einrichtung anzupassen. Im Notfallplan wird festgeschrieben, welche Übungen wie oft, auf welche Weise und mit welchem Ziel durchgeführt werden.
Hinweise für die Durchführung von Übungen und praktische Beispiele finden sich auf der Website der Notfallverbünde in Deutschland (s. Link unten)

Website Notfallverbünde in Deutschland - Übungen

Zentraler Bestandteil des Sicherheitsmanagements ist ein Sicherheitskonzept. Hier werden alle relevanten Rahmenbedingungen, die definierten Schutzziele der Einrichtung sowie Maßnahmen zur Zielerreichung beschrieben. Das Sicherheitskonzept stellt die Basis für die Planung und Durchführung einzelner Sicherheitsmaßnahmen dar.
Alle Veränderungen (z.B. baulich, personell, strukturell, organisatorisch) können sich auf das Sicherheitskonzept auswirken. Somit ist jede relevante Maßnahme unverzüglich in die Konzeption einzuarbeiten. Hierbei sind stets alle Bestandteile, beginnend mit der Risikoanalyse bis zu den Einzelteilen des Notfallplans, zu berücksichtigen und ggf. anzupassen. Die Notwendigkeit der Überprüfung und Anpassung ist gegenüber allen Mitarbeitern zu kommunizieren, die über Veränderungen entscheiden oder diese umsetzen.

Leihverkehr bedeutet eine zusätzliche Belastung für die betroffenen Objekte. Daher müssen alle Risiken vorab überprüft werden und in die Entscheidung für eine Leihzusage sowie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Transport und Präsentation einfließen. Zur Beurteilung des Vorhabens sollte ein standardisierter „facilities report“ Anwendung finden, welcher Daten zu folgenden Themen abfragt:
- Allgemeine Informationen zur Einrichtung (Art der Einrichtung, Ansprechpartner, Restauratoren etc.)
- Gebäude (Baumaterialien, Baujahr, Bauweise, Bauvorhaben/Renovierungsarbeiten, Zugang/Etagen etc.)
- Ausstellung (Raumaufteilung, Nutzung, Belastbarkeit, Präsentationssysteme/Materialien etc.)
- Umgang mit Objekten (Personal etc.)
- Schädlinge (Kontrolle, Quarantäne etc.)
- Transport (Sicherheitsvorkehrungen, Verpackung etc.)
- Depot (Lagerungsfläche, Lagerbedingungen)
- Umgebungsbedingungen (Heizung/Klimatisierung, Klimasteuerungssysteme, Temperatur/Luftfeuchtigkeitsmessung etc.)
- Beleuchtung (natürliches Licht/Sonnenschutz, künstliches Licht/Lichtquellen)
- Brandschutz (Feuer-/Rauchmeldesystem, Prüfung/Wartung, Brandbekämpfungsmittel, Feuerwehr etc.)
- Diebstahlschutz (Bewachung, Besucherkontrolle, Einbruchmeldeanlage, Sicherheitssysteme, Objektüberwachung, Außenhaut-/Umgebungssicherung etc.)
- Notfallplanung (Risikoanalyse, Notfallplan).
Informationen und Vorlagen sind über den Arbeitskreis Ausstellungsplanung im Deutschen Museumsbund (Leihverkehr) verfügbar. Die Initiative „Lending to Europe“ hält ausführliche Informationen bereit, u.a. eine Checkliste für einen facilities report (Seite 66) (siehe Links).

Arbeitskreis Ausstellungsplanung im Deutschen Museumsbund (Leihverkehr): Vorlage für einen facilities report und ein Zustandsprotokoll

Lending to Europe: Recommendations on collections mobility for European Museums

Die vollständige Inventarisierung aller Objekte ist Grundvoraussetzung für eine systematische Notfallplanung, für Sicherung und Bergung im Notfall sowie für Fahndung, Identifizierung oder Schadensbehebung nach einer Katastrophe. Neben den grundlegenden Daten (Inventarnummer, Foto, Beschreibung, Künstler/Hersteller, Titel, Jahreszahl) sind relevante Angaben im Inventar die Standortbenennung (Gebäude, Raum, Position), Materialangaben und Zustandsbeschreibung sowie Abmessung, Gewicht und Transportangaben.
Weitere Details und Informationen siehe Links.

Deutscher Museumsbund: Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten

LVR-Museumsheft Nr. 3: Zum Umgang mit Museumsobjekten. Eine Handreichung der LVR-Museumsberatung

Deutscher Museumsbund: Inventarisierung und wissenschaftliche Erschließung AG Sammlungsmanagement, Fachgruppe Dokumentation des Deutschen Museumsbundes

Die Dokumentationsunterlagen können zwar kein Original ersetzen, sind jedoch im Fall von Verlust oder Beschädigung wertvolle Informationsquellen und helfen bei der Suche, Bergung, Instandsetzung oder Wiederbeschaffung/Rekonstruktion. Die Sicherung der Daten sollte daher räumlich getrennt (anderes Gebäude) vom Original untergebracht sein bzw. es müssen Kopien außerhalb der Einrichtung deponiert sein. Für die Standorte, an denen die Dokumentationsunterlagen untergebracht sind, sollte eine Risikoanalyse analog zu den Depot-/Ausstellungsräumen erstellt werden und entsprechende Schutzmaßnahmen umgesetzt werden. Hierbei sind alle relevanten Risiken (z.B. Brand, Flut, Diebstahl etc.) zu berücksichtigen.

Zur Überprüfung der Sammlung sollte eine regelmäßige Inventur der Vollständigkeit der Bestände (mindestens einmal jährlich) erfolgen.
Die Vollständigkeit der Exponate ist täglich zu kontrollieren.

Hanna Pennock: Zur Sicherheit in Museen der Niederlande (S. 18 ff.)