Mit Außenhautüberwachung wird die Überwachung sämtlicher gefährdeter Gebäudeöffnungen (Türen, Fenster, Rauchabzugsflächen, Dachluken, Glasdächer, Lüftungsöffnungen u.a.) bezeichnet. Mithilfe von unterschiedlichen Meldern werden diese Gebäudeöffnungen auf Öffnung (unberechtigtes Öffnen einer Tür, eines Fensters), Verschluss (sicherer Verschluss) und Durchbruch (Herstellen einer Einbruchöffnung) überwacht.

Einbruchmeldeanlagen verhindern Einbrüche nicht, sondern sollen Einbruchsversuche bereits so frühzeitig melden, dass die Tatvollendung (Diebstahl von Sammlungsgut) nicht gelingt und der Täter möglicherweise sogar gefasst werden kann. Diese Funktion erfüllen Einbruchmeldeanlagen nur dann effektiv, wenn sie entsprechend den Gebäudebedingungen geplant und installiert sind und nach der Auslösung eines ersten Einbruchalarms noch ausreichend mechanischer Widerstand (durch stabile und widerstandsfähige Fenster und Türen, Schlösser, Schließzylinder, Vitrinen u.a., siehe Einführungstext Diebstahl) das schnelle Vorankommen des Einbruchtäters verhindert.

Eine Raumüberwachung wird zur Detektion von Bewegungen in Ausstellungs- und Depoträumen eingesetzt. Sie dient insbesondere dem Erkennen von Tätern, die nicht die Außenhaut des Gebäudes überwunden haben, sondern sich z.B. nach Ende der Öffnungszeiten haben einschließen lassen, um nach Schließung des Gebäudes den beabsichtigten Diebstahl zu begehen.

Als Zwangswege werden die Wege innerhalb eines Gebäudes bezeichnet, die ein eingedrungener oder im Gebäude verbliebener Täter nutzen muss, um in/an sicherheitsrelevante Bereiche bzw. an Objekte heranzukommen. Dabei kann es sich um Flure und Treppenhäuser handeln, aber auch um das Foyer, Büros oder Kellerräume. Diese Wege sind durch Bewegungsmelder zu überwachen, um rechtzeitig vor einem Zugriff auf Sammlungsgut einen Alarm auszulösen. In diesem Zusammenhang sei auf die Bedeutung des sicheren Verschlusses von Innentüren zu sicherheitsrelevanten Bereichen und die baulich-mechanische Festigkeit von Vitrinen und Depotschränken verwiesen, weil diese oftmals die letzte mechanische Barriere vor dem Zugriff sind.

Neben dem mechanischen Schutz vor schneller Wegnahme sollten gefährdete, dem direkten Zugriff von Besuchern ausgesetzte Exponate auch elektronisch überwacht werden (Exponatüberwachung). Bei der ggf. hohen Anzahl von präsentierten Exponaten ist – insbesondere aus Kostengründen – oftmals eine Auswahl zu treffen und zu entscheiden, welche Exponate einer Exponatüberwachung bedürfen. In dieser Bewertung sind Kriterien zu berücksichtigen wie die Art und das Gewicht des Objekts selbst, der materielle/ideelle Wert des betreffenden Exponats, die Art und Weise der Präsentation, die Möglichkeit der Überwachung mittels Aufsichtspersonal etc. Es gibt eine Vielzahl von Exponatüberwachungssystemen (siehe Tipps).

Zutrittskontrollanlagen (ZKA) können insbesondere für größere oder mehrere Häuser mit verschiedenen Nutzungseinheiten von Vorteil sein. Neben einer Generalschließanlage – die durch verschiedene Schließberechtigungen den Zutritt in besonders zu sichernde Bereiche rein mechanisch begrenzt – werden durch die ZKA solche Zutritte registriert und gespeichert. Dafür werden in einer ZKA elektronische Identifikationsmittel (Schlüssel, Karten, Transponder, Codes/PIN) und zunehmend biometrische Verfahren (z.B. Fingerabdruck) eingesetzt. Dies ermöglicht, die Person und den Zeitpunkt ihres Betretens nachträglich festzustellen. Zudem können ZKAs dazu beitragen, im normalen Tagbetrieb das Betreten der damit gesicherten Räume/Bereiche zu erleichtern (beispielsweise schnellerer Zutritt durch Ansteuern eines in der Tür montierten Türöffners oder Motorschlosses). Im Gegensatz zum Verlust eines Schlüssels und dem damit ggf. verbundenen Auswechseln der gesamten Schließanlage lassen sich mit ZKA einmal erteilte Berechtigungen schnell ändern, löschen oder hinzufügen. ZKAs lassen sich auch mit der Einbruchmeldeanlage derart koppeln, dass z.B. die Scharfschaltung von Sicherungsbereichen über die ZKA erfolgt, wenn alle Personen den Bereich verlassen haben.

Im Betrieb einer kulturellen Einrichtung kommt Videoüberwachungsanlagen eine zunehmend hohe Bedeutung zu, ohne die personelle Überwachung durch Aufsichtskräfte in Ausstellungsräumen ersetzen zu können. Neben der abschreckenden Wirkung sichtbarerer Kameras für den Besucher sind mit dem Einsatz von Videotechnik folgende Vorteile verbunden:
- Aufzeichnung des Besucherverkehrs zur nachträglichen Identifizierung von verdächtigen Besuchern nIch einem Ereignis
- Aufzeichnung von Videobildern in den Ausstellungsräumen zur nachträglichen Rekonstruktion eines Tathergangs und als Fahndungshilfe für die Polizei
- Alarmvorprüfung nach einem gemeldeten Ereignis aus der Einbruch- oder Brandmeldeanlage
- Kontrolle der Fluchtwegausgänge aus dem Gebäude
- Einsatz von Videosensorik zur „Unterstützung" der Einbruchmeldeanlage (Detektion von Bewegungen in definierten Bereichen, insbesondere außerhalb des Gebäudes)

Das Vorhandensein einer Videoüberwachungsanlage muss nach DIN 33450 durch ein Piktogramm kenntlich gemacht werden. Beim Einsatz sind stets datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten.

Werden Sammlungsbestände frei zugänglich (freistehend, freihängend) präsentiert, sind in Abhängigkeit von deren Wertigkeit, Größe, Gefährdung usw. Vorkehrungen gegen schnelle Wegnahme zu treffen. Zunächst sollte auf Grundlage einer Risikobewertung festgelegt werden, welche Exponate zwingend eines mechanischen Schutzes und/oder einer elektronischen Exponatüberwachung bedürfen. Dabei sind neben der materiellen oder ideellen Wertigkeit insbesondere solche Kriterien zu beachten wie der Standort (Nähe von Ausgängen oder Rettungswegtüren, die schnell ins Freie führen), die Größe und das Gewicht des Exponats oder die Möglichkeit der Einsehbarkeit/Kontrolle durch Wach- bzw. Aufsichtspersonal.

Bei mehrgeschossigen Gebäuden ist neben den Zugangstüren vor allem den Fenstern im Keller- und Erdgeschoss besondere Aufmerksamkeit zur Vorbeugung von Einbruch zu widmen. Die Kriminalpolizei geht allerdings davon aus, dass bei entsprechend hohem Risiko für Sammlungsbestände auch Fenster der oberen Etagen durch Einbruch gefährdet sein können (Definition Handbereich: bis ca. 6 m über dem Boden). Bei der Beurteilung der Risikolage sind am Gebäude nutzbare Kletterhilfen (Blitzableiter, Regenfallrohre, Kletterpflanzen o.a.) zu berücksichtigen. Weiterhin bieten insbesondere historische Gebäude durch z.B. Mauervorsprünge, breite Simse und Friese zusätzliche Kletterhilfen. Insofern ist die Höhe des „Handbereichs" für jedes Gebäude anhand der Risikolage für die Sammlung und entsprechend der Beschaffenheit der Gebäudehülle festzulegen. Besonders wichtig ist die ständige Neubeurteilung des Einbruchrisikos – vor allem in Vorbereitung von Baumaßnahmen (Gerüste!).

Museen, Bibliotheken und Archive sind oftmals Teil eines (historisch entstandenen) Gebäudeensembles oder einer Häuserzeile. Die Gebäude ähneln sich häufig in Höhe und Struktur (Anzahl der Geschosse etc.). Alle Übergangsmöglichkeiten zwischen den Gebäuden müssen einer Risikobetrachtung unterzogen werden und ggf. entsprechend gesichert oder überwacht werden.

Diese Situation erfordert eine Risikoabschätzung bezüglich der Möglichkeiten, aus fremd genutzten Bereichen in die Sammlungsbereiche einzudringen. Dabei sind mechanische Abgrenzungen und deren Widerstandsklasse, elektronische Sicherungsmaßnahmen und auch organisatorische Probleme (z.B. gegenseitiger Besucherverkehr, Fluchtwege in den jeweils anderen Bereich) zu berücksichtigen und zu bewerten.

Die Lage eines zu sichernden Gebäudes ist für die Beurteilung des Einbruch- und Diebstahlrisikos von großer Bedeutung. Freistehende Gebäude ohne Einfriedung ermöglichen eine ungehinderte, direkte Annäherung an das Gebäude, ggf. sogar mit Transport- und Fluchtfahrzeugen. Eine Vollendung des Diebstahls nach Einbruch ist oftmals zügig und deshalb erfolgreich für den Einbruchtäter möglich. Daher müssen im Keller- und Erdgeschoss befindliche Außentüren und Außenfenster als bevorzugte Schwachstellen für Einbruchversuche besonders geprüft und bewertet werden. Die gleiche Prüfung ist bei höher gelegenen Fenstern erforderlich, sofern deren Erreichbarkeit durch Kletterhilfen erleichtert wird. Eine Videoüberwachung der gefährdeten Bereiche mit zeitlich eingegrenzter Videoanalyse und Bildaufschaltung an eine ständig besetzte Stelle ist sehr hilfreich.

Alle Außentüren müssen zur rechtzeitigen Erkennung eines Einbruchsversuchs mit Einbruchmeldetechnik ausgestattet sein. Dazu gehören Öffnungs- und Verschluss- sowie je nach Risikolage und Gebäudesituation auch Durchbruchüberwachung. Die Öffnungsüberwachung wird mit Magnetkontakten realisiert, die Verschlussüberwachung mittels Riegelkontakten. Die Durchbruchüberwachung signalisiert das Zerstören des Türblatts oder einer eingelegten Türverglasung. Sicherung Türverglasung:
- sogenannte „Alarmspinne" (auf eine Glasscheibe aus Einscheibensicherheitsglas aufgedampfter stromdurchflossener Leiter; bei Zerstörung des Glases wird auch dieser Leiter zerstört und löst Alarm aus)
- Alarmdrahteinlage (in das Glas eingelegte, stromdurchflossene Drähte, deren Zerstörung Alarm auslöst)
- aktiver Glasbruchmelder (auf die Scheibe unlösbar aufgeklebter Melder, VdS-Klasse C)
Sicherung Türblatt: Dazu wird eine Alarmdrahtmatte (in eine dünne Stofflage eingeflochtene, stromdurchflossene Alarmdrähte) auf dem Türblatt aufgebracht bzw. zwischen zwei Türblättern verlegt. Das Durchbrechen des Türblatts führt zur Zerstörung des Drahts und zur Alarmierung. Die Widerstandsklasse (RC) der Tür(en) ist so zu wählen, dass nach Auslösung eines Alarms noch ausreichend mechanischer Widerstand verbleibt, der ein erfolgreiches Eingreifen Hilfeleistender (Polizei o.a.) ermöglicht, bevor der Täter das Objekt seiner Begierde erreichen und entwenden kann.

Leicht erreichbare Fenster (im sogenannten Handbereich) von sicherheitsrelevanten Räumen müssen zur rechtzeitigen Erkennung eines Einbruchsversuchs mit Einbruchmeldetechnik ausgestattet sein. Dazu gehören Öffnungs- und Verschluss- sowie Durchbruchüberwachung. Die Öffnungsüberwachung wird mit Magnetkontakten realisiert, die Verschlussüberwachung mittels Riegelkontakten (in Ausnahmefällen auch ersetzbar durch sogenannte Aufdruckbolzen im Zusammenhang mit Öffnungsüberwachung). Die Durchbruchüberwachung signalisiert das Zerstören der äußeren Glasscheibe des Scheibenverbunds und erfolgt mittels:
- sogenannter „Alarmspinne" (auf eine Glasscheibe aus Einscheibensicherheitsglas aufgedampfter stromdurchflossener Leiter; bei Zerstörung des Glases wird auch dieser Leiter zerstört und löst Alarm aus) oder
- Alarmdrahteinlage (in das Glas eingelegte, stromdurchflossene Drähte, deren Zerstörung Alarm auslöst) oder
- aktiver Glasbruchmelder (auf die Scheibe unlösbar aufgeklebter Melder, VdS-Klasse C)

Leicht erreichbare Fenster bilden neben den Außentüren den wichtigsten Angriffsweg für Einbruchtäter. Mit einfachem Werkzeug lassen sie sich überwinden (Aufhebeln, Zerstören des Glases), wodurch oftmals in kürzester Zeit direkter Zugriff auf Sammlungsbestände ermöglicht wird. Fenster im Keller- und Erdgeschoss sind mechanisch stabiler auszuführen als Fenster in den oberen Etagen. In Abhängigkeit von der Lage am Gebäude, den Einsichtmöglichkeiten, der Höhe über Gelände und der Erreichbarkeit mit Kletterhilfsmitteln sind die Widerstandsklassen für Fenster vorzugeben bzw. herzustellen. Widerstandsklassen für Fenster berücksichtigen immer das gesamte Fensterelement einschließlich Rahmen und dessen Befestigung im Mauerwerk, Glas und Verriegelung. Bei Bestandsfenstern (ggf. unter Denkmalschutz) sind definierte Widerstandwerte i.d.R. nicht erreichbar. Hier ist die Nachrüstung z.B. mit Mehrpunkt-/umlaufenden Verriegelungen, zusätzlichen Mauerankern, verschließbarem Fensterknauf, durchwurf-/durchbruchhemmendem Glas zu prüfen. Sofern nicht für Lüftungszwecke erforderlich, können Fenster auch mechanisch fest verschlossen werden (Verschraubung).

Die zu sichernden Bereiche sind außerhalb der Öffnungszeit der Institution zu verschließen und zu überwachen.

Um Angriffe auf Einsteckschloss und Profilzylinder zu erschweren, sollen diese mit einem einbruchhemmenden Sicherheitsbeschlag geschützt werden. Dieser muss eine solche Aufbauhöhe/-tiefe besitzen, dass der Beschlag mit dem Profilzylinder bündig abschließt oder besser außen abdeckt. Eine gehärtete Stahleinlage schützt das Einsteckschloss. Der Sicherheitsbeschlag wird immer innenseitig verschraubt, um außen keine Angriffsmöglichkeit zu bieten. Es sind Schließzylinder mit Aufbohrschutz zu verwenden.

Um Einbruchversuche zu verzögern, müssen Außentüren je nach Wertigkeit der Bestände ein definiertes Maß an mechanischer Stabilität besitzen. Zu bewerten sind das Türblatt, die Türbänder, das Türschloss einschließlich Beschlag und Verriegelung, Zarge und Verankerung im Mauerwerk.
Das gesamte Türelement einschließlich aller Beschläge wird nach Prüfung (z.B. des VdS) in eine Widerstandsklasse eingeordnet, welche anhand der jeweiligen Gefährdung des Gebäudes z.B. für eine Außentür gewählt werden muss. Die Widerstandsklasse der Tür ist an einem Türschild im seitlichen Falz ablesbar. Ist kein solches Schild vorhanden, kann man von einer Tür ohne geprüfte Widerstandsklasse ausgehen.

Profilzylinder, die ein Überwinden durch Nachschließen (damit wird das Schließen des Profilzylinders durch Werkzeuge oder andere Hilfsmittel durch Unbefugte (Einbruchtäter) bezeichnet sowie die Verwendung unberechtigt beschaffter, z.B. kopierter Schlüssel) oder auf andere Weise erschweren sollen, müssen bestimmte Anforderungen wie z.B. höhere Stiftzahl etc. erfüllen. Dazu werden Zylinder nach VdS, nach EN und DIN geprüft und unterschiedlichen Widerstandsklassen zugeordnet. Leider werden in den drei infrage kommenden Normen (VdS 2156, DIN EN 1303, DIN 18252) unterschiedliche Bezeichnungen verwendet, eine „Vergleichstabelle" oder ein Fachmann (Fachplaner, Schlosser) ist deshalb zurate zu ziehen.

Schließzylinder

Eine Schließanlage ist so zu organisieren, dass die Einzel-, Gruppen-, Obergruppen- und Generalschlüssel die zum jeweiligen Verantwortungsbereich der Mitarbeiter gehörenden Räume schließen. Damit können den Mitarbeitern personengebundene Schlüssel/Schlüsselbunde zugeordnet werden, die gegen ein ID-Mittel wie z.B. eine Schlüsselkarte im Austausch ausgegeben werden. Für Bereiche, die von mehreren Personen oder auch Servicefirmen begangen werden (z.B. Technikbereiche) können sogenannte Funktionsbunde erstellt werden, die gegen Unterschrift nach Berechtigungsprüfung ausgegeben werden.

Schlüssel/Schlüsselbunde sollten das Gebäude nicht verlassen, um ein Abhandenkommen durch Verlieren bzw. Diebstahl oder auch den Missbrauch durch Kopieren o.ä. zu vermeiden. Deshalb sind Schlüssel im Gebäude in Empfang zu nehmen (durch Wachpersonal auszugeben) oder mittels ID-Mittel (Code, ID-Karte o.a.) aus einem elektronisch überwachten Schlüsselschrank zu entnehmen. Vor dem Verlassen des Gebäudes sind Schlüssel/Schlüsselbunde wieder zurückzugeben.

Einbruch- und Diebstahlschutz erfordert neben baulich-konstruktiven Maßnahmen und anlagentechnischer Überwachung auch immer Personal, das im Gefahrenfall Hilfe leistet. In den Ausstellungsräumen ist dafür Aufsichtspersonal einzusetzen, das bereits durch seine Anwesenheit die Hemmschwelle zu kriminellen Handlungen hebt, Besucher auf die Einhaltung der jeweiligen Besucherordnung hinweist und im Bedarfsfall weitere Hilfeleistende rufen kann. Wie viel Aufsichtspersonal erforderlich ist, hängt von der Größe und dem Zuschnitt der Ausstellungsräume ab, ebenso von der Art der Präsentation (Vitrinen oder frei zugängliche Objekte) und der Übersichtlichkeit der Ausstellung. Bei Leihgaben sind ggf. besondere Anforderungen des Leihgebers zu berücksichtigen.
Wachpersonal nimmt Alarme aus Gefahrenmeldeanlagen an zentraler Stelle entgegen und leitet im Bedarfsfall entsprechende Maßnahmen ein, ruft Feuerwehr, Polizei u. a. zu Hilfe und weist diese in die Örtlichkeit und die aktuellen Umstände ein.
Sowohl Aufsichts- als auch Wachpersonal ist regelmäßig zu schulen,
damit die Gebäudestrukturen, die Sicherheitstechnik, die Besucherordnung und die im Gefahrenfall anzuwendenden Vorgehensweisen bekannt und anwendungsbereit sind.

Bei Alarmen (und Störungsmeldungen) aus Einbruchmeldeanlagen muss unmittelbar eine adäquate hilfeleistende Reaktion erfolgen. Damit können Diebstähle ggf. rechtzeitig verhindert oder wenigstens schnellstens verfolgt werden. Das kann sowohl durch im Haus befindliches Wachpersonal erfolgen oder auch durch die Aufschaltung von Einbruchalarmen bei einem dafür geeigneten Wachschutzunternehmen oder der Polizei. Die Verknüpfung von Einbruchalarmen mit der Bilddarstellung von Videokameras, die den Alarm auslösenden Bereich beobachten, kann dabei sehr hilfreich sein. Damit können Täterverhalten, Vorgehensweisen o. ä. beobachtet und beurteilt werden, ohne dass sich das Wachpersonal vor Ort in Gefahr begeben muss.

Um zu verhindern, dass mögliche Täter sich bereits während der Öffnungszeiten im Gebäude verstecken und damit für eine Tatausübung die baulich-konstruktiven Hindernisse der Außenhaut des Museums umgehen, ist eine genaue und vollständige Kontrolle aller möglichen Verstecke in den öffentlich zugänglichen Bereichen vor der Schließung des Museums vorzunehmen. Dabei sind auch solche Bereiche wie Fluchttreppenhäuser (in allen erschlossenen Ebenen) und einzelne WC-Kabinen mit einzubeziehen, die von Besuchern ohne Weiteres erreicht werden können.

Das mit Sicherheitsaufgaben betraute Personal benötigt klare Anweisungen, um im Fall eines Einbruchs, eines Diebstahls oder versuchten Diebstahls schnell und richtig reagieren zu können. Dabei sind Einweisungen zu den Signalen von Alarmanlagen sowie zu den Besonderheiten jeder Ausstellung unbedingt erforderlich. Alarmsignale müssen klar und eindeutig erkannt werden, um sicheres Handeln zu ermöglichen. Dazu gehört anwendungsbereites Wissen zu allen Aspekten der Besucherordnung, um den Museumsbesuchern ein angenehmes Besuchserlebnis zu vermitteln, aber gleichzeitig aufmerksam den Schutz der ausgestellten Sammlungsgüter vor Diebstahl (und anderen Gefährdungen) zu gewährleisten. Diese Einweisungen des mit Sicherheitsaufgaben betrauten Personals sind regelmäßig und bei veränderten Rahmenbedingungen zu wiederholen.

Mechanische und elektronische Sicherungseinrichtungen müssen ihrem Zweck entsprechend aufgebaut, eingerichtet und bedient werden, um die beabsichtigte Schutzwirkung zu entfalten. Es ist deshalb erforderlich, das Personal anhand einer detaillierten Dokumentation in die Handhabung dieser Schutzeinrichtungen einzuweisen. Die Dokumentation muss so aufgebaut und so detailliert sein, dass daran die Einweisung und die Funktionsweise der Sicherungseinrichtungen nachvollzogen werden können.

Diverse technische Anlagen werden durch beauftragte Fachfirmen betreut, gewartet, bedient und eingestellt. Auch Reinigungsarbeiten und andere Serviceleistungen werden häufig durch Mitarbeiter von Fremdfirmen durchgeführt. Bei der Beauftragung dieser Servicearbeiten ist auf den Nachweis der Zuverlässigkeit der einzusetzenden Mitarbeiter zu achten, indem die Vorlage eines eintragungsfreien polizeilichen Führungszeugnisses durch das beauftragte Unternehmen zu bestätigen ist. Bei Ausführung dieser Arbeiten in Räumen mit Sammlungsgut bzw. bei der Wegeführung zu diesen Anlagen durch Bereiche mit Sammlungsgut sind die Mitarbeiter externer Firmen durch Sicherheitspersonal zu begleiten, um Gefährdungen für das Sammlungsgut zu vermeiden. Die Mitarbeiter der Fremdfirmen sind namentlich zu registrieren und mit entsprechenden sichtbar zu tragenden Ausweiskarten kenntlich zu machen. Beginn und Ende der Arbeiten sind bei den zuständigen Museumsmitarbeitern anzuzeigen.

Museale Bestände von Sammlungsgut verschiedener Art sowie Fachbibliotheken u. ä. sind als Forschungsobjekte teils der Öffentlichkeit, teils nur Fachleuten zugänglich. Dazu sind besondere Vorlage- und Forschungsräume einzurichten, in denen die Bestände unter Kontrolle zugänglich sind. Dabei sind je nach Museum und Sammlungsgut die entsprechenden Bedingungen vorzugeben und einzuhalten, z.B. vorherige Abgabe der Garderobe und Taschen, vorherige Anmeldung, namentliche Registrierung, Vorgaben zur Handhabung etc. Für Bücher und Archivgut ist es empfehlenswert, diese mit elektronischen Sicherungsstreifen zu kennzeichnen und an den Ausgangstüren entsprechende Detektionssysteme einzusetzen.

Obwohl diese Frage nicht gern offen diskutiert wird, so ist es doch notwendig, dazu von vornherein klare Maßnahmen zu ergreifen, um Diebstahl aus den eigenen Beständen durch Mitarbeiter („Innentäter“) zu vermeiden. Leider kommt es immer wieder vor, dass vermeintlich zuverlässige Mitarbeiter einer Einrichtung Teile aus den eigenen Beständen entwenden. Um das zu vermeiden, sind die Berechtigungen zum Zutritt zu den verschiedenen Bereichen der Einrichtung (Ausstellung, Depot, Restaurierung, Fotowerkstatt, Magazin, Archiv, Lesesaal usw.) entsprechend der Zuständigkeit und der Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter durch die Zutrittskontrollanlage (ZKA), eingeschränkte Schließberechtigung, Vier-Augen-Prinzip oder auf andere effektive Art zu regeln. Dabei sind sensible Bereiche als separat scharf/unscharf zu schaltende Sicherungsbereiche der Einbruchmeldeanlage auszuführen, um unberechtigte Eindringversuche sofort zu detektieren. Zutritte zum Depot und zu ähnlichen Räumen sind zu protokollieren, z.B. mittels Zugangskontrolle oder elektronischer, personifizierter Schlüssel oder per Schriftnachweis.
Die vollständige Inventarisierung der Sammlungsbestände in Verbindung mit regelmäßigen Inventuren ist eine der wichtigsten Voraussetzungen zur Kontrolle der Vollständigkeit des Sammlungsguts.