1 الإدارة العامة للسلامة
الإدارة العامة للسلامة – تعريفاً – هي الإطار التنظيمي الشامل لمجموعة التدابير وإجراءات الأمان الإحترازية والوقائية في المنشأة الثقافية استعداداً للاستجابة لسيناريوهات الطوارئ والأضرار الناجمة عنها.
ٌتٌعدّ خطة الطوارئ المُصمّمة خصّيصاً للمنشأة الثقافية المعنيّة، الأداة الرئيسية لتحديد إجراءات السلامة العامة والطرائق والتدابير التنظيمية الواجب اتباعها، والتي تشمل – على سبيل المثال لا الحصر – نطاق المسؤولية والإختصاص، معلومات الإتصال بالجهات المعنية في حالات الطوارئ، خطط الإخلاء، قوائم الأولويات ، وكذلك معلومات عن الشركاء والأطراف المتعاقدة مع المنشأة الثقافية.
تستند كلّ خطة طوارئ إلى تقييم لكلٍّ من المخاطر المحتملة، وبناءً على التقييم النهائي للمخاطر مُجتمعةً، يتم تكوين صورة شمولية عن الوضع في المنشأة الثقافية.
حرصاً على التطبيق الأمثل لمعايير الإدارة العامة للسلامة، من الأهمية بمكان أن تتم المراجعة والتحديث بشكل منتظم لكافة الإجراءات والوثائق والمعلومات، بالإضافة إلى تدريب الكوادر (من داخل المنشأة وخارجها) على التعامل مع الحالات الطارئة.
تعتبر الإدارة المنظمة للممتلكات الثقافية القائمة على جردٍ لكافة المحتويات والمعلومات ذات الصلة بسلامة المنشأة الثقافية، ركناً أساسياً في عملية إتّخاذ التدابير الوقائية الفعّالة.
سيلك/ SiLK هو أداة لتعزيز حماية الممتلكات الثقافية. يركز فصل الإدارة العامة للسلامة والفصول الأخرى اللاحقة على كل مايتعلق بتخزين وعرض المقتنيات والممتلكات المادية المودَعة في المباني والمرافق الثقافية بشكل آمن يضمن حمايتها من المخاطر على المدى الطويل.
نظراً لأن القوانين الألمانية تنظّم بشكل كامل كلّ مايتعلق بالسلامة الشخصية (في لوائح تنظيم البناء، ومعايير إنشاء أماكن العمل والاجتماعات، وغيرها)، فلن يركز دليل سيلك/SILK بشكل كبير على القضايا المتعلقة بحماية الأشخاص المتواجدين في المنشآت الثقافية، سواءً كانوا موظفين أم زوّاراً.
حماية الممتلكات الثقافية في ألمانيا
لا يوجد في ألمانيا معايير مُلزمةٌ قانونياً تضمن بالحدّ الأدنى حماية الممتلكات الثقافية، تماماً على العكس من القوانين المُلزمة بضمان السلامة الشخصية. يترتب على ذلك ضرورةُ أن تحمل المنشآت الثقافية (كالمتاحف أو المكتبات أو دور المحفوظات) مسؤولية اتخاذ التدابير المناسبة على عاتقها.
تندرج مسؤولية حماية الممتلكات الثقافية – كما هو الحال مع كل مايتعلق بالشأن الثقافي في ألمانيا – ضمن صلاحيات السلطات الثقافية الألمانية المختصة في كلّ ولاية فيدرالية على حدة. وبالتالي، تتوزع مسؤولية حفظ سلامة الممتلكات الثقافية في المقام الأول بين حكومة كل ولاية، والسلطات المحلية التابعة لها.
يمكن القيام بالأنشطة المركزية المرتبطة بالشأن الثقافي في عموم ألمانيا من قبل الهيئة الثقافية الرسمية متمثلةً بالمفوضية الاتحادية للثقافة والإعلام BKM، وبعض النقابات المهنية ذات الصلة، كرابطة المتاحف الألمانية، والمجلس الدولي للمتاحف ICOM، أوغيرها من الهيئات التي تلتزم بشكل طوعي بالتوصيات وتعتبرها مُلزمةً لها. لم تتمكن الجهات المعنية حتى اليوم ،مع الأسف، من الاتفاق على معايير دنيا مُلزمةٍ قانونياً بالقضايا المتعلقة بحفظ وسلامة الممتلكات الثقافية.
يلتزم دليل سيلك/ SiLK بتوفير توصياتٍ ومؤشراتٍ ملموسة يمكن الاستعانة بها لتطوير سياسات وخطط السلامة لكل منشأة ثقافية قائمة، وذلك بما يتناسب مع ظروفها الخاصة. وفي الوقت نفسه، ينبغي أن تكون توصيات دليل سيلك/SILK صالحة للتطبيق عالمياً، ومتوافقةً مع المعايير الرسمية والتقنية الحديثة.
الوقاية
إن الهدف الأساسي من إعداد هذا الدليل هو الوقاية من الأضرار المحتملة للمخاطر التي تتهدّد المنشآت الثقافية، وهذا يستوجب بالضرورة بذل كل جهدٍ ممكن لمنع وقوع أي ضرر للمنشأة الثقافية في المقام الأول، أو لتقليل احتمالية حدوثه إلى أقصى حدٍّ ممكن.
في حالة حدوث حالات الطوارئ أو وقوع الكوارث، فإن التدابير الوقائية التنظيمية والهيكلية والتقنية تعمل متضافرةً بشكل فعّال على تقليل مدى الأضرار الحاصلة.
ينطبق هذا أيضاً على المخاطر المحتملة التي تتسبب بتدهور تدريجي، أو تساهم في حدوث الضرر مع مرور الوقت، على سبيل المثال تآكل المواد الأرشيفية أو التلف الناتج عن سلوك زوار المتحف. كما ينسحب ذلك على جميع التأثيرات البيئية الضارة، مثل العوامل المناخية أو الضوء أو الإشعاع أو الآفات أو الملوثات. تمّ تصميم تدابير الحماية المدرجة في هذا الدليل للحدّ من التأثير الضار لهذه المخاطر قدر الإمكان.
تحليل المخاطر
على جميع المنشآت الثقافية التي تحتوي على مجموعة قيّمة من الممتلكات الثقافية أن تشرع في إتخاذ التدابير وإعداد كوادرها لمواجهة حالات الطوارئ المحتملة. ما هي الخطوات التي ينبغي اتخاذها لوضع إطار تنظيمي مناسب للوقاية من الأضرار المحتملة؟
من الضروري إجراء تحليل للمخاطر مصمّم خصيصاً للمنشأة الثقافية المعنية، ويسبق هذا التحليل الشروع في التخطيط لمواجهة حالات الطوارئ. يعرّف تحليل المخاطر ماهية المخاطر، و مدى إمكانية حدوثها، والأضرار التي قد تسببها للمنشأة الثقافية ومحتوياتها القيّمة. كما يتم التخطيط والتطبيق للتدابير الوقائية على أساس نتائج تحليل المخاطر، وذلك بحسب الأولويات في المنشأة الثقافية.
خطة الطوارئ
إن إعداد خطة طوارئ خاصة بكل منشأة ثقافية مسألة بالغة الأهمية، إذ يتم من خلالها التخطيط والتنظيم الاستباقي للاستجابة لسيناريوهات الطوارئ المحتملة. يتم فيها توزيع المسؤوليات والواجبات في حالات الطوارئ (ونشير هنا إلى ضرورة إعداد فريق دائم للأزمات) ، كما تتحدّد ماهية التدابير العملية التي ينبغي اتخاذها في الحالات الطارئة. ينبغي تنظيم وتنسيق العمل داخل المنشأة وخارجها. يتضمن التنظيم الداخلي إعداد أرقام هواتف الطوارئ، والتواصل مع الاستشاريين وكيفية إخطار الموظفين في حالات الطوارئ . وكذلك التنسيق مع منظمات الدعم الخارجية، خاصّةً خدمة الإطفاء والشرطة. يجب الأخذ بعين الاعتبار أن الموظفين لن يتمكنوا من الدخول إلى المبنى في حالة نشوب حريق، وبالتالي لن يكونوا قادرين على المساعدة في إخلاء المكان.
تعتبر خطة الطوارئ أيضًا دليلاً مرجعياً يتم فيه تجميع كافة المعلومات المتعلقة بحالات الطوارئ، متضمنةً كامل المستندات الضرورية مثل إرشادات التشغيل الخاصة بالأنظمة التقنية، قائمة بالمواد الإسعافية ومواقعها، قائمةً بأرقام الهاتف، والعقود ذات الصلة.
خطة إخلاء المكان
من المهم، خصوصاً للمنشآت والمرافق الثقافية صغيرة الحجم بشكل خاص، توطيد أواصر التعاون مع المؤسسات الثقافية الأخرى، سواءً في المدينة أو المنطقة. إذ يمكن إعداد “فرق الطوارئ” لتبادل المشورة فيما بينها وتقديم المساعدة وقت الحاجة. يتمتع العمل التعاوني بمزايا عديدة، إذ لاتضطر المنشأة، على سبيل المثال، للاحتفاظ بكافة مواد الطوارئ في مخازنها، كما يمكن الإستعانة بالشركاء المتدربين من مؤسسات أخرى في حالات الطوارئ، أو الإستعانة بخبراء ترميم الأعمال الفنية من مؤسسة أخرى، كما يمكن استخدام مرافق المؤسسات الأخرى كمخازن في حال ضرورة إخلاء المنشأة المتضررة.
تشمل خطة الطوارئ أيضاً قائمةً بمواقع التخزين الخارجية المحتملة في حالات الطوارئ، وصفاً لمسار عملية الإخلاء، تنظيم التخزين الآمن للعناصر التي تم نقلها إلى المخزن الجديد، والقيام بأعمال ترميم أولية لها. يتم تنظيم هذه العملية من خلال عقود مبرمة مع الشركاء المعنيين.
تحديث خطة الطوارئ
من الأهمية بمكان التحقق من فعالية خطة الطوارئ وتحديث جميع مكوناتها باستمرار. يمكن أن يكون لأية تغييرات (مثل التغييرات في تصميم المبنى، أو مايتعلق بشؤون الموظفين، أو التغييرات التنظيمية) بالغ الأثرعلى منظومة السلامة في المنشأة. لذلك ينبغي إدراج كل تغيير ذي صلة في خطة الطوارئ على الفور، كما يجب مراجعة وتحديث جميع العناصر بدءاً من تحليل المخاطر وصولاً إلى المكوّنات الفردية لخطة الطوارئ وتعديلها عند الضرورة.
يجب إبقاء الموظفين و أصحاب القرار على اطّلاع بنتائج المراجعة و المستجدات، وذلك لاتخاذ القرارات المناسبة المتعلقة بالتغييرات الحاصلة. لا يمكن أن تكون الاستجابة سريعة ومجدية في حالات الطوارئ إلاّ إذا تم التواصل وإبلاغ جميع الأشخاص والمؤسسات المعنية بكافة المستجدات.
إن توثيق وتقييم الحوادث التي مرت مؤخراً على المنشأة مفيدٌ في التحقق من فعالية خطة الطوارئ: إذْ يتم اختبار سلوك الاستجابة والجاهزية في الظروف الطارئة، أين تكمن نقاط القوة والضعف، أين تم ارتكاب الأخطاء، وهل ثمة أي ثغرات في خطة الطوارئ؟ بناءً على هذه النتائج ، يمكن دائماً تنسيق خطة الطوارئ بشكل أفضل مع الجهات ذات الصلة.
من المهم أيضاً تنفيذ تدريبات منتظمة لجميع الموظفين في المنشأة، وللشركاء من خارج المنشأة أيضاً ، إن لزم الأمر. يتم من خلال التدريبات تعريف المتدربين على التدابير الواجب اتخاذها في حالات الطوارئ.
التعاون/الشراكة
من المهم، خصوصاً للمنشآت والمرافق الثقافية صغيرة الحجم بشكل خاص، توطيد أواصر التعاون مع المؤسسات الثقافية الأخرى، سواءً في المدينة أو المنطقة. إذ يمكن إعداد “فرق الطوارئ” لتبادل المشورة فيما بينها وتقديم المساعدة وقت الحاجة. يتمتع العمل التعاوني بمزايا عديدة، إذ لاتضطر المنشأة، على سبيل المثال، للاحتفاظ بكافة مواد الطوارئ في مخازنها، كما يمكن الإستعانة بالشركاء المتدربين من مؤسسات أخرى في حالات الطوارئ، أو الإستعانة بخبراء ترميم الأعمال الفنية من مؤسسة أخرى، كما يمكن استخدام مرافق المؤسسات الأخرى كمخازن في حال ضرورة إخلاء المنشأة المتضررة.
أثبتت التجربة أن تركيز الجهود و استثمار الوقت الكافي لوضع خطة طوارئٍ محكمة، وتنظيم العمل والتعاون و إجراء التدريبات بشكل منتظم، كفيلةٌ بتقليل حجم الأضرار ومنع تصعيد حالة الطوارئ إلى كارثة.
إعارة الممتلكات الثقافية
تزيد إعارة الممتلكات الثقافية للمؤسسات الأخرى من فرصة تعرضها للأخطار. ولذلك لابدّ من الإحاطة بكافة الأخطار المتوقعة مسبقاً، وينبغي أن تؤخذ في الاعتبار عند إبرام عقود الإعارة، وعند اتخاذ أي قرار بشأن تجهيز وتنفيذ ومتابعة ترتيبات الشحن و العرض.
ينبغي إعداد “تقرير مرافق” موحّد لتخطيط وتقييم مشروع إعارة الممتلكات الثقافية. يشتمل هذا التقرير على معلوماتٍ وافيةٍ عن المؤسسة المقترضة متضمنةً مساحات المباني والمرافق ومناطق العرض، تدابير السلامة المتبعة للحماية من الحرائق و السرقة، ظروف الإضاءة و التهوية، إجراءات الوقاية من الآفات، ظروف الشحن والتخزين، وخطط الطوارئ.
عمليات الجرد
يعد إجراء جرد كامل لكافة الموجودات في المنشأة الثقافية ضرورياً للتخطيط المنهجي لحالات الطوارئ بهدف ضمان سلامة الممتلكات الثقافية و إنقاذ مايمكن إنقاذه، وكذلك للتعرف على حجم الضرر الناجم عن الكارثة ومعالجته.
تشمل البيانات الأساسية للجرد كلاًّ من الرقم التسلسلي، صورة للموجودات و توصيفاً لها، اسم الفنان أو المنتج، العنوان، السنة. إلى جانب ذلك لابدّ من توافر معلوماتٍ إضافية عن مكان وجودها (في أي مبنى، قاعة، موقع/اتجاه)، وكذلك مواصفاتها وحالتها وأبعادها ووزنها والمعلومات الضرورية للنقل والشحن.
يجب أن تتوفر نسخ احتياطية من قوائم بيانات الجرد في مكان مغايرٍ لمكان تواجدها الأصلي (في مبنى آخر مثلاً)، أو إيداع نسخ من القوائم خارج المنشأة الثقافية. ينبغي إجراء تقييم للمخاطر والتأكد من استيفاء شروط السلامة لكافة الأماكن والأبنية التي يتم تخزين قوائم البيانات فيها، ويجب أن يتم الأمر نفسه للمخازن/ أماكن العرض، مع مراعاة جميع المخاطر المحتملة (مثل الحريق والفيضانات والسرقة).
لا تحلّ النسخ الاحتياطية من بيانات الجرد محلّ الوثائق الأصلية، إلا أنها يمكن أن توفر مصدراً قيّماً للمعلومات في حالة الفقد أو التلف، كما يمكن أن تكون مفيدة في تتّبع الممتلكات الثقافية، أو إنقاذها، أو ترميمها، أو استردادها أو إعادة تأهيلها.