Jump to:

الإدارة العامة للسلامة Allgem. Sicherheitsmanagement

1 الإدارة العامة للسلامة

ينبغي الإجابة على جميع الأسئلة الواردة في الاستبيان مع الحرص على أكبر قدرٍ ممكن من الدقة. يمكن اختيار إجابة واحدة فقط لكل سؤال. بالنسبة للمنشآت الكبرى (متعددة الإختصاصات والأقسام)، يُنصح باستكمال استبيانات منفصلة لكل قسم مختص بإطار عمل يختلف عن باقي الأقسام في المنشأة ( كالمباني المفردة، أو المرافق التابعة، أو المستودعات، أو أماكن العرض). للحصول على التقييم النهائي لنتائج الاستبيان بعد الإنتهاء من الإجابة على كافة الأسئلة، انقر على “إرسال”.

1.1

التخطيط للطوارئ: تحليل المخاطر

هل قمت بإجراء تحليل للمخاطر (للإدارة العامة للسلامة والمخاطر الفردية)؟

يتم استخدام تحليل المخاطر لتقييم احتمال وجود مخاطر تهدّد سلامة الممتلكات الثقافية (مثل الحريق والسرقة وما إلى ذلك)، وكذلك لتحديد مدى الأضرار الناجمة عنها. وبالتالي، يساعد هذا التحليل المنشأة الثقافية على رصد كافة المخاطر المحتملة. من المهم إشراك جميع موظفي المنشأة في عملية تحليل المخاطر، إذ أنهم قادرون أكثر من غيرهم على الإحاطة بالتهديدات ووضع تقييم أفضل لتحليل المخاطر في أماكن عملهم. ينقلك الرابط التالي إلى نموذج يمكنك استخدامه لإجراء تحليل بسيط للمخاطر. لإجراء تحليل أكثر تفصيلاً للمخاطر، نوصي باستشارة الخبراء المتخصصين.

نموذج تحليل المخاطر (متوفر باللغة الألمانية)

1.2

التخطيط للطوارئ: تحليل وتقييم المخاطر - معالجة القصور

هل قيمت نتائج تحليل المخاطر وعالجت أوجه القصور؟

يمكّنكم إجراء تحليل المخاطر من الحصول على صورة واضحة عن المخاطر المحتملة التي تهدّد منشأتكم الثقافية، كما تساعد في تقدير حجم الأضرار لاحقاً. سيساعدكم هذا التحليل على ترتيب قائمة المخاطر المحتملة كمايلي: تأتي المخاطر الوارد حدوثها بنسبة عالية بالدرجة الأولى، وهي التي تلحق خسائر كبيرة بالمنشأة، تليها المخاطر الوارد حدوثها بنسبة عالية ولكن خسائرها محدودة وطفيفة، وأخيراً المخاطر التي يكون احتمال حدوثها منخفضاً و خسائرها بسيطة في الغالب. ينبغي مراجعة التدابير الوقائية لكلٍّ من هذه المخاطر، والعمل على تطويرإجراءات السلامة كلّما اقتضت الحاجة.

1.3

التخطيط للطوارئ: تحليل المخاطر - تكرار التحليل بانتظام

هل تقوم بإعادة تحليل المخاطر لمنشأتك بشكل دوري منتظم؟

يجب تكرار تحليل المخاطر بشكل منتظم (كل عامين)، لأن أي تغيير في ظروف المنشأة ومايحيط بها، سينعكس سلباً أو إيجاباً على احتمال حدوث المخاطر والأضرار لاحقاً. سيكون التخطيط للطوارئ - مشتملاً تحليل المخاطر، وتقييمها، وتدارك أوجه القصور، وتكرارعملية التحليل بانتظام - أكثر فعاليةً طالما يتم إعادته ومراجعته مراراً، وذلك حتى الإنتهاء من معالجة كافة المخاطرالتي تهدّد سلامة المنشأة.

1.4

التخطيط للطوارئ: تحليل وتقييم المخاطر - معالجة القصور

هل قيمت نتائج تحليل المخاطر وعالجت أوجه القصور؟

إن تصميم خطة الطوارئ للمنشآت الثقافية التي تحتوي الممتلكات الثمينة هي الوسيلة المُثلى لإعداد المنشأة لحالات الطوارئ وجعل عملية الحماية من المخاطر قابلة للتخطيط. على عكس الأنواع الأخرى من خطط الطوارئ، لا يتعلق الأمر فقط بحماية الأشخاص، بل يركز أيضاً بشكل خاص على حماية الممتلكات الثقافية، التي لم تتطرق إليها التشريعات لحمايتها قانونياً بعد. هي استعراضٌ لأهم التدابيرالوقائية المتعلقة بتنظيم حماية الممتلكات الثقافية، إلى جانب الإرشادات والتعليمات حول كيفية التصرف في حالات الطوارئ. تتضمن خطة الطوارئ الخطط المتبعة والإتفاقيات المبرمة التي تراعي البروتوكولات الأساسية، والتنظيم الداخلي، والتنظيم الخارجي، وإجراءات الإستجابة في حالات الطوارئ، وإرشادات الإخلاء السليم للمباني والمقتنيات، وخطة الترميم، والترتيبات الأمنية للمباني ومخارج النجاة. توضح مقدمة خطة الطوارئ مسؤوليات الإدارة، والغرض من خطة الطوارئ، وتدريب الموظفين بشكل دوري، وتأمين الموارد المالية، والإعلان عن الخطة، وتمكين الموظفين الجدد، وتحديث الخطة. تشمل خطة الطوارئ أيضاً ملاحق ومرفقات متنوعة. يمكن الإطّلاع على مكونات خطة الطوارئ بالإضافة للملاحق في الملف المرفق (انظر الرابط أدناه). من الضروري مراجعة خطة الطوارئ بانتظام بغرض تحديثها، وإضافة الملاحظات الناتجة عن التدريبات والممارسة الفعلية. يجب توخي الحذر عند صياغة خطة الطوارئ لضمان أن اللغة المستخدمة والرسوم التوضيحية مفهومةٌ للقارئ خصوصاً تحت ضغط الظروف وضيق الوقت. لابدّ أن يكون تحليل المخاطر حاضراً بشكل تفصيليّ مع كل خطة طوارئ، مرفقاً بتقييم النتائج ومعمولاً بتوصياتها، ولابدّ من تكرار التحليل بانتظام من أجل وضع خطة طوارئ تتناسب بشكل خاص مع ظروف منشأتك الثقافية. يمكنك العثورعلى نموذج لتحليل المخاطر في السؤال 1.1.

إرشادات التأهب للكوارث في المتاحف (متوفر باللغة الانكليزية)

مكونات خطة الطوارئ (متوفر باللغة الألمانية)

1.5

التخطيط للطوارئ: الإبلاغ داخل المنشأة

هل تم إخطار جميع الموظفين بخطط الطوارئ، وهل يتمّ الإبلاغ عن التغييرات والمستجدّات بانتظام؟

يجب إخطار كافة الموظفين في المنشأة بالخطط المرتبطة بسير عملهم، وينبغي أن تكون هذه الإخطارات موثّقة. لابدّ من إبلاغ الموظفين بالوضع الحالي لخطة الطوارئ وبشكل دوري منتظم (مرة كل ستة أشهر، أو عند حدوث أية مستجدات). لاتقتصر أهمية الإبلاغ فقط على الإعلان عن الخطط، بل تتعدّاها إلى ضمان بقاء الموظفين على دراية كافية تفاصيلها ومستجداتها. لابدّ أن تحدّد خطة الطوارئ عدد المرات التي يجب أن تصدر فيها الإخطارات الرسمية، والموظفين الذين يجب أن يتم إخطارهم، ومن هو المسؤول عن إيصال الإخطارات لهم. مع مراعاة أنه لا ينبغي بالضرورة تعميم البيانات الحساسة على جميع الموظفين، إذ يمكن تحديد مستوى المعلومات الواجب نشرها وطبيعتها بحسب طبيعة عمل واختصاص الموظفين. يحتاج الموظفون دائماً إلى معلوماتٍ تتعلق بمهامهم في فريق الطوارئ (كتفاصيل إجراءات الإخلاء الخاصة بنقل المقتنيات للموظفين القائمين على شؤون المقتنيات في المنشأة). يحقّ لكل شخص مدرج في قوائم الاتصال أن يحصل على نسخة من القائمة ليتمكن بسهولة من الاتصال بالأشخاص الآخرين ذوي الصلة عند اللزوم (سواءً من المنشأة أوخارجها).

1.6

التخطيط للطوارئ: التحديث

هل هناك تحديث منتظم لخطة الطوارئ وجميع مكوناتها (لتكييف التدابير مع الظروف الجديدة، على سبيل المثال)؟

ينبغي مراجعة خطة الطوارئ دوريّاً كل ستة أشهر للتأكد من أنها محدّثة. يجب النظر لكل تغيير يحدث في ظروف المنشأة على أنه ذو صلة بإدارة المخاطر ولابدّ من تحديث خطة الطوارئ وفقًا لذلك التغيير (مثل ترميم قاعات العرض، تغييرات الموظفين، إعادة الهيكلة ، والتغييرات الهيكلية أو التنظيمية). لابدّ أن نأخذ المواقف المؤقتة في الحسبان (مثل أعمال الصيانة، المعارض المؤقتة، المناسبات، وما إلى ذلك). يجب مراجعة تقييم المخاطر أو إعادة صياغته كاملاً مرة واحدة في السنة.

1.7

التخطيط للطوارئ: التوثيق

هل تقوم بتوثيق الحوادث والأحداث والمناسبات الأخرى ذات الصلة (كالحوادث الوشيكة الوقوع) وتقييمها واستخلاص النتائج منها لتحسين خطط للطوارئ؟

يجب على جميع الموظفين (بمافي ذلك موظفو الأمن الخارجيين) توثيق الحوادث وكل المستجدات. يتم إرسال الوثائق إلى الشخص المسؤول. يمكن العثور على نموذج لتوثيق الحوادث وما شابه ذلك في قاعدة المعارف والبيانات (انظر الرابط).

نموذج للإبلاغ عن الحوادث وتوثيقها (متوفر باللغة الألمانية)

1.8

لابدّ من الاستفسار عن ذلك من المسؤولين عن حماية الممتلكات الثقافية في المنشأة، كالإداريين والمسؤولين عن أعمال الترميم.

هل قمت بتسمية أفراد طاقم إدارة الأزمات وقمت تحديد مسؤولياتهم والتزاماتهم؟

يشمل طاقم إدارة الأزمات على العاملين الحاملين الصفات التالية: - منسق الطوارئ (قائد طاقم إدارة الأزمات) - قائد فريق في مناطق الأمن، الخدمات الفنية للمباني والمرافق (خدمات البناء)، إدارة المعارف/المجموعات، الترميم، الإدارة ، العلاقات العامة ، تكنولوجيا المعلومات/الاتصالات ، نقابة العمال) - قوات الأمن / شركات الأمن - الموظفون المساعدون. إدارة المؤسسة هي المسؤولة دائماً. يجب أن يجتمع طاقم الأزمات كل ثلاثة أشهر لتنظيم التعاون بين أفراده. المسؤوليات والالتزامات هي: - تطوير/تحديث خطة الطوارئ وجميع مكوناتها. - الشروع بالقيام بجميع الاجراءات والتدابير اللازمة أثناء وبعد حالة الطوارئ. - إخطار الموظفين الجدد بالاجراءات الواجب اتباعها وكل مايتعلق بخطط الطوارئ. - إجراء تدريبات منتظمة لكافة الموظفين العاملين في المنشأة.

1.9

التخطيط للطوارئ: طاقم إدارة الأزمات - الاتصال بأعضاء الطاقم أو من ينوب عنهم.

هل يمكن الاتصال بجميع أعضاء الطاقم أو نوابهم في حالات الطوارئ؟

يجب أن يكون لدى موظفي/حراس الأمن أو الشخص المسؤول الأول في المنشأة الذي سيتم إخطاره في حالات الطوارئ بيانات الإتصال بالأشخاص المعنيين. يجب تحديث القوائم بانتظام (مرتين في السنة على الأقل)، وكذلك كلّما حدث تغيير في تشكيلة الموظفين. من أجل ضمان خدمة منتظمة ومستمرة، يجب أن تكون بيانات الاتصال متوفرة في قائمة هاتف الطوارئ لـ 3 إلى 5 نواب عن أفراد طاقم الأزمات ومن جميع الاختصاصات ذات الصلة.

نموذج: قائمة الهواتف في الحالات الطارئة (متوفر باللغة الألمانية)

1.10

التخطيط للطوارئ: التعاون مع الشركاء الخارجيين

هل تتواصل بانتظام مع الشركاء الخارجيين ذوي الصلة (مثل خدمة الإطفاء، والشرطة، وشركات التأمين والهيئات المسؤولة عن حفظ التراث)؟

لابدّ من التواصل مع الشركاء الخارجيين ذوي الصلة مرة كل ستة أشهر، وذلك من خلال عقد اجتماعات شخصية، أو مراسلات كتابية تحتوي على معلومات محددة تم الاتفاق عليها بين المنشأة الثقافية و الشركاء من خارجها.

1.11

التخطيط للطوارئ: خطة الإخلاء وقائمة الأولويات

هل قمت بإنشاء خطة إخلاء للمقتنيات والممتلكات الثقافية، متضمنة قائمة ترتب هذه الممتلكات حسب أهميتها؟ بعبارة أخرى هل تم تصنيف الممتلكات الثقافية بحسب الأولوية بالحفظ؟

يتم إعداد خطة الإخلاء من قبل طاقم إدارة الأزمات، وتحتوي عادةً على كافة التعليمات التي توضّح طبيعة وخصوصية كلٍّ من الممتلكات الثقافية لتنفيذ عملية الإخلاء بالشكل الأمثل. تحدد الخطة مهام الأشخاص المشاركين في عملية الإخلاء وتحدد الترتيبات اللازمة للوصول إلى المفاتيح الأساسية ومفاتيح خزائن عرض المقتنيات. أثناء التحضير للإخلاء، يجب أن تتوفر وسائل نقل كافية ومواقع تخزين جاهزة لاستقبال المقتنيات المنقولة. ينبغي توثيق أية معلومة تتعلق بعملية الإخلاء. يمكنم الإطّلاع على نموذج إخلاء المقنيات والمجموعات الفنية (باللغة الألمانية) على الرابط أدناه. في الظروف المثالية، يجب إخلاء جميع الموجودات، ومع ذلك، ونظراً لأن هذا غير ممكن من الناحية العملية في كثير من الأحيان بسبب ضيق الوقت، يجب ترتيب قائمة بالموجودات حسب أولويتها وضرورة إخلائها قبل غيرها. يمكن استخدام المعايير التالية عند إنشاء قائمة الموجودات حسب الأولوية: 1. الأهمية الثقافية/التاريخية ، 2. القيمة المالية ، 3. الملكية أو الإستعارة ، 4. الحالة الفيزيائية (إذ يكون بعضها هشّاً للغاية ولايحتمل ظروف الإخلاء). يجب إعداد قائمة لموجودات كلّ قاعة على حدة، كما يجب أن تحتوي على التفاصيل التالية لكلٍّ من الموجودات: رقم الجرد، واسم القطعة التي ينبغي إخلاؤها، وموقعها في القاعة، مع صورة إن أمكن، المعدات والمواد المطلوبة للإخلاء، وربما خريطة توضح مسار الإخلاء (خاصة في حالة المقتنيات ذات الأحجام الكبيرة جداً). بالتزامن مع كل ماسبق يجب وضع علامة تدلّ على درجة الأولوية لكلٍّ من الموجودات. ينبغي أيضاً اتخاذ التدابير الاحترازية في حال حدوث السرقة، يمكن على سبيل المثال إضافة لاحقة إلى رقم القطعة، تنحصر معرفتها وتمييزها بالأشخاص القيّمين من داخل المنشأة أو المسؤولون عن حفظها. قد يكون من الضروري إنشاء قوائم منفصلة مراعاةً لخصوصية حالات الطوارئ المختلفة، حيث تتفاعل كلٌّ من الموجودات بشكل مختلف مع النار، والماء، وتغيرات المناخ، وغيرها من العوامل. لضمان أن تكون القوائم عملية في حالات الطوارئ، نوصي بإعداد القوائم على أوراق مفردة، بحيث يتم تغليف كل منها بمغلف بلاستيكي شفاف (فولييه). يجب توزيع نسخ من القوائم على أماكن مختلفة آمنة ومتاحة ويسهل الوصول إليها، وعدم الإكتفاء بإظهارها فقط في حالات الطوارئ. يجب تحديث خطة الإخلاء وقائمة (قوائم) الموجودات حسب الأولوية المرتبطة بها فور حدوث أي تغييرات (تغيير موقع الموجودات، تغيير في تقسيم القاعات، العقود الجديدة لمرافق التخزين الخارجية وما إلى ذلك، التقييمات الجديدة للموجودات، المقتنيات الوافدة حديثاً إلى المنشأة، والمقتنيات التي تم إقراضها أو اقتراضها). لذلك يجب أن تكون القوائم ممهورة بتاريخ التحديث، كما نشدّد على أهمية أن يتم ذكرعدد مرات تحديث القوائم وتسمية القائمين على التحديث، وتوثيق هذه المعلومات في خطة الطوارئ.

مبادئ توجيهية للتأهب للكوارث في المتاحف (متوفر باللغة الألمانية)

نموذج الإخلاء (متوفر باللغة الألمانية)

1.12

التخطيط للطوارئ: المواد اللازمة عند حدوث الكوارث

هل لديك مخزون من المواد في متناول يد القائمين على العمل في المنشأة في حالة حدوث الكوارث؟ هل يمكن الحصول عليها خلال فترة قصيرة؟

في حالة وقوع كارثة تكون المستلزمات التالية مطلوبة على وجه الخصوص: - معدات الحماية (الملابس ، القفازات ، أقنعة الوجه ، إلخ) - مواد التعبئة (رولات الأفلام البلاستيكية للتغليف، المناشف، الصناديق، الشريط اللاصق، إلخ) - أدوات متنوعة (ملاقط، فراشي، مشرط، مكبرات، مطرقة، مفكات، مفاتيح ربط، قاطعات البراغي، مثقاب، أكواب تفريغ الهواء الزجاجية ، إلخ) - مواد القرطاسية والتوثيق (الأقلام والورق والملصقات اللاصقة والكاميرا وآلة الإملاء وما إلى ذلك من مواد القرطاسية، نماذج الوثائق) - وسائل النقل (عربة يدوية، عربات التحميل، الخ) - الأدوات التقنية (المشاعل/مصابيح الهالوجين الكاشفة، مكنات التغليف، المراوح، مزيلات الرطوبة، مكنسة/ مضخة رطبة وجافة، شريط حاجز ، إلخ) - عدّة الإسعافات الأولية في حال حدوث هجمات بالمواد الكيميائية. يجب تخزين المواد في أماكن استراتيجية مختلفة حتى يتمكن الموظفون من الوصول إليها بسهولة في حالات الطوارئ. من المناسب وضع صناديق عدة الطوارئ في المبنى أو حوله. يجب طلب المواد حسب الهدف من الاستخدام ومن الأفضل تخصيص عدة طوارئ متنقلة صغيرة الحجم لكل فريق ضماناً لسهولة الاستخدام. بينما يتم تخصيص عربات نقل مناسبة للمعدّات الأكبر حجماً. تفقّد إمكانية الوصول إلى جميع القاعات والأمكنة في المنشأة (الأدراج، المداخل الضيقة!). اللوازم الإضافية يمكن أيضاً تخزينها في مستودعات بعيداً عن المنشأة. لابدّ من الانتباه إلى أن الإغلاق المحكم بوساطة الأشرطة والأختام تمنع استخدام المستلزمات دون اعتبارٍ أوعناية، ومع ذلك يجب عدم إغلاق صناديق المستلزمات بحيث تظل متاحة بسرعة لجميع الموظفين في حالات الطوارئ. يجب إجراء فحوصات منتظمة للتأكد من أن جميع المستلزمات لا تزال موجودة والحرص على استبدال أي مواد قديمة بأخرى جديدة (شريط لاصق ، بطاريات ، قفازات مطاطية ، إلخ) كلّما دعت الحاجة لذلك.

1.13

التخطيط للطوارئ: مرافق تخزين الممتلكات الثقافية التي تم إخلاؤها من المنشآت.

إذا أصبح من الضروري إخلاء الممتلكات الثقافية، فهل يمكنك الوصول إلى مرافق التخزين الآمنة المناسبة؟

قبل حدوث أي طارئ، من الضروري جداً تحديد مرافق التخزين التي ستحتوي الممتلكات والمقتنيات التي تمّ إخلاؤها من منشأتك بشكل مؤقت. لابدّ من أن تتوفرعدة خيارات، إذ أن الإستخدام المؤقت غير متاح في بعض الأماكن أحياناً. يمكن أن تنتمي مرافق التخزين المحددة إلى المنشأة الثقافية نفسها (مبنى آخر منفصل أو ملحق بالمبنى)، كما يمكن أن تكون ملحقةً بمؤسسات ومنشآت أخرى مجاورة. إذا كانت المنشأة الثقافية لا تملك مرافق التخزين هذه، فينبغي الإتفاق مع مالكي مرافق التخزين وإبرام عقود لاستخدامها في حالات الطوارئ. يجب أن تكون مرافق تخزين الطوارئ قريبة قدرالإمكان لتجنب طول مسافات النقل التي تستهلك الوقت. كما لابدّ من الحرص على اختيار مرافق تخزينٍ آمنة من نشوب الحريق. قد يكون من الضروري في بعض الحالات أولاً نقل الممتلكات الثقافية إلى مدرسة مجاورة أو قاعة رياضية أو كنيسة أو منشأة مشابهة لاتتوفر فيها شروط الأمان بشكلٍ كافٍ وتكون عادةً غيرمكيّفة. في مثل هذه الحالات، قم بالتنسيق مع حراس الأمن على الفور (من الضروري التخطيط لذلك قبل حدوث حالات الطوارئ!) ثم قم بنقل المجموعة إلى مخزن مناسب في أقرب وقت ممكن.

1.14

التخطيط للطوارئ: التدريبات

هل تجرى تدريبات الطوارئ المناسبة بانتظام في المنشأة الثقافية؟ وهل يتم تقييمها بانتظام؟

يجب أن يتم إجراء تدريب بواقع مرةٍ واحدة في السنة ٍعلى الأقل، يتضمن مغادرة المبنى عند انطلاق إنذارالحريق. ينسحب الأمر كذلك على التدريبات الأخرى لمواجهة حالات الطوارئ الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، لابدّ من القيام ببروفات طاولة لجميع المشاركين متضمنةً وصف مهامهم في حال حدوث أي حالة طوارئة. تتيح هذه البروفات النظرية الفرصة لتعلم وتوضيح كافة الجوانب الضرورية لواجباتهم بدون إحساس ٍ بضغط الوقت. يجب تقييم جميع التدريبات من أجل تحديد أي ثغرات في خطة الطوارئ وتكييفها مع الوضع الخاص للمنشأة. لابدّ أن تنص خطة الطوارئ على التدريبات التي يتعين القيام بها من قبل الموظفين المعنيين، وعدد المرات، وبأي طريقة، ولأي غاية.

1.15

خطة الأمان: تنفيذ تدابير الأمان

هل تتأكد من أن تنفيذ التدابير (الجديدة) متوافقة مع خطة الأمان (وفقاً لماورد في خطة الطوارئ)؟

يمكن أن يكون لأية تغييرات في المبنى أوتشكيلة الموظفين أوالبنية الهيكلية والتنظيمية تأثير كبيرعلى السياسة الأمنية وخطة الأمان في المنشأة الثقافية. لذلك ينبغي إدراج كل تغيير أوإجراء جديد ذي صلة في خطة الطوارئ على الفور. يجب مراجعة وتحديث جميع العناصر وتعديلها إذا اقتضت الحاجة، بدءاً من تقييم المخاطر وصولاً إلى العناصر الفردية لخطة الطوارئ. يجب أن يتم إبلاغ جميع الموظفين المعنيين والمشاركين بصنع القرارات المتعلقة بالتغييرات بنتائج عملية المراجعة والتحديث هذه وإخطارهم بأي تعديلات.

1.16

إدارة المجموعات: تقارير المرافق

هل تطلب تقارير المرافق من المؤسسات التي قامت باقتراض ممتلكات ثقافية من منشأتك؟

يؤدي إقراض الممتلكات الثقافية للمنشآت الأخرى إلى زيادة فرصة حدوث أضرارٍ على الممتلكات التي تم إقراضها. لذلك يجب تفحّص جميع المخاطر المحتملة سلفاً ويجب أن تؤخذ في الاعتبار عند اتخاذ أي قرارٍ بالإقراض، وكذلك عند اتخاذ قرارات الشحن والعرض، وكذلك التحقق من الجاهزية والمتابعة. لتقييم مشروع الإقراض المقترح، لابدّ من استخدام تقرير مرافق قياسيّ للحصول على معلومات حول ما يلي: - معلومات عامة عن المؤسسة المقترضة (نوع المؤسسة، المسؤولون عن التواصل، أخصائيو الترميم ، إلخ.) - المبنى (مواد البناء، عام البناء، نوع البناء، مشاريع البناء/أعمال التجديد ، المداخل/الطوابق وغيرها) - قاعات العرض (مخطط القاعات، الاستخدام، السعة ، الأنظمة/المواد اللازمة للعرض، إلخ) - التعامل مع الممتلكات الثقافية التي تم إقراضها (الموظفين وما إلى ذلك) - الآفات (المكافحة للآفات، والحجر الصحي، وما إلى ذلك) - الشحن (التدابير الأمنية، التعبئة، إلخ) - التخزين (مساحة التخزين وشروطه) - الظروف البيئية في المؤسسة (التدفئة/التكييف، أنظمة التحكم بالمناخ الداخلي، أجهزة قياس درجة الحرارة/الرطوبة ، وما إلى ذلك) - الإضاءة (الضوء الطبيعي/أشعة الشمس، الضوء الاصطناعي/ مصادر الإضاءة) - السلامة من الحرائق (نظام إنذار الحريق/الدخان، الاختبار/الصيانة ، طفايات الحريق، خدمة الإطفاء، إلخ) - تدابير مكافحة السرقة (الحراس، مراقبة الزوار، نظام إنذار السطو، أنظمة الأمن، مراقبة الداخل والمحيط الخارجي ، إلخ.) - التخطيط للطوارئ (تحليل وتقييم المخاطر، خطة الطوارئ). تتوفر المعلومات والنماذج للتقارير لدى فريق عمل تخطيط المعارض التابعة لجمعية المتاحف الألمانية (عمليات الإقراض). توفر مبادرة الإقراض إلى أوروبا مجموعة واسعة من المعلومات التفصيلية، بما في ذلك قائمة بمتطلبات تقارير المرافق الموحدة عن المنشآت (صفحة 66، يرجى فتح الروابط التالية).

الإقراض إلى أوروبا: توصيات حول حركة المجموعات الفنية في المتاحف الأوروبية (متوفر باللغة الإنكليزية)

تخطيط مجموعة العمل في المعارض التابعة لجمعية المتاحف الألمانية (عمليات الإقراض) (متوفر باللغتين الإنكليزية والألمانية)

1.17

إدارة المجموعات: الجرد

هل تم جرد مخزونك الفني بالكامل؟ هل تتوفر جميع البيانات اللازمة ذات الصلة ؟

يعد الجرد الكامل لجميع الموجودات شرطاً أساسياً للتخطيط المنهجي استعداداً لحالات الطوارئ، ولحماية وتأمين الممتلكات الثقافية في حالات الطوارئ، وكذلك لتتبع وتحديد المفقودات أوإصلاح الأضرار التي لحقت بها بعد وقوع الكارثة. إلى جانب البيانات الأساسية (رقم المخزون، الصورة، الوصف، الفنان، العنوان، السنة) لابدّ من توفير المعلومات الأخرى ذات الصلة في قائمة الجرد متضمنةً موقع الممتلكات الثقافية (المبنى، القاعة، الموقع)، تفاصيل الممتلكات الثقافية ووصف حالتها، بالإضافة إلى الأبعاد والوزن وتفاصيل النقل. انظر الروابط لمزيدٍ من التفاصيل والمعلومات.

جمعية المتاحف الألمانية: توثيق مقتنيات المتاحف (متوفر باللغة الألمانية). مجموعة العمل لإدارة المجموعات، قسم الوثائق في جمعية المتاحف الألمانية (متوفر باللغة الألمانية)

1.18

إدارة المجموعات: قوائم الجرد

هل تأكدت من الاحتفاظ بقوائم الجرد والكتالوجات والأفلام الأمنية الخاصة بك بمكان آمن؟

على الرغم من أن النسخ الاحتياطية من الوثائق لا يمكن أن تحلّ محلّ الوثائق الأصلية، إلا أنها توفر مصدراً قيماً للمعلومات في حالة الفقد أو التلف، كما يمكن أن تكون مفيدة في تتبع المفقودات أو إنقاذها أو إصلاحها أو استبدالها أوترميمها. لذلك يجب تخزين النسخ الاحتياطية للبيانات في مكان ٍ مغاير لمكان الوثائق الأصلية (مبنى آخر)، أو إيداع نسخ منها خارج المنشأة. ينبغي إجراء تحليل للمخاطر بالنسبة للمواقع التي سيتم فيها تخزين الوثائق الاحتياطية، مماثلٍ للذي تم إعداده لغرف التخزين وقاعات العرض، والحرص على تنفيذ تدابير الحماية والضمان المناسبة. يجب مراعاة جميع المخاطر ذات الصلة (مثل الحريق والفيضانات والسرقة وما إلى ذلك).

1.19

إدارة المجموعات: جرد المخزون

هل تجري بانتظام عملية تدقيق للمخزون للتحقق من أن جميع مجموعاتك ومعروضاتك موجودة ؟

يجب إجراء جردٍ دقيق للمخزون بانتظام (مرة واحدة على الأقل في السنة) للتحقق من أي نقصٍ في المجموعات، كما يجب التحقق من وجود المعروضات مرة واحدة يومياً على الأقل.

هانا بينوك: حول سلامة المتاحف في هولندا (ص. ١٨ وما يليها). (متوفر باللغة الألمانية)