يتم إعداد خطة الإخلاء من قبل طاقم إدارة الأزمات، وتحتوي عادةً على كافة التعليمات التي توضّح طبيعة وخصوصية كلٍّ من الممتلكات الثقافية لتنفيذ عملية الإخلاء بالشكل الأمثل. تحدد الخطة مهام الأشخاص المشاركين في عملية الإخلاء وتحدد الترتيبات اللازمة للوصول إلى المفاتيح الأساسية ومفاتيح خزائن عرض المقتنيات. أثناء التحضير للإخلاء، يجب أن تتوفر وسائل نقل كافية ومواقع تخزين جاهزة لاستقبال المقتنيات المنقولة. ينبغي توثيق أية معلومة تتعلق بعملية الإخلاء. يمكنم الإطّلاع على نموذج إخلاء المقنيات والمجموعات الفنية (باللغة الألمانية) على الرابط أدناه. في الظروف المثالية، يجب إخلاء جميع الموجودات، ومع ذلك، ونظراً لأن هذا غير ممكن من الناحية العملية في كثير من الأحيان بسبب ضيق الوقت، يجب ترتيب قائمة بالموجودات حسب أولويتها وضرورة إخلائها قبل غيرها. يمكن استخدام المعايير التالية عند إنشاء قائمة الموجودات حسب الأولوية: 1. الأهمية الثقافية/التاريخية ، 2. القيمة المالية ، 3. الملكية أو الإستعارة ، 4. الحالة الفيزيائية (إذ يكون بعضها هشّاً للغاية ولايحتمل ظروف الإخلاء). يجب إعداد قائمة لموجودات كلّ قاعة على حدة، كما يجب أن تحتوي على التفاصيل التالية لكلٍّ من الموجودات: رقم الجرد، واسم القطعة التي ينبغي إخلاؤها، وموقعها في القاعة، مع صورة إن أمكن، المعدات والمواد المطلوبة للإخلاء، وربما خريطة توضح مسار الإخلاء (خاصة في حالة المقتنيات ذات الأحجام الكبيرة جداً). بالتزامن مع كل ماسبق يجب وضع علامة تدلّ على درجة الأولوية لكلٍّ من الموجودات. ينبغي أيضاً اتخاذ التدابير الاحترازية في حال حدوث السرقة، يمكن على سبيل المثال إضافة لاحقة إلى رقم القطعة، تنحصر معرفتها وتمييزها بالأشخاص القيّمين من داخل المنشأة أو المسؤولون عن حفظها. قد يكون من الضروري إنشاء قوائم منفصلة مراعاةً لخصوصية حالات الطوارئ المختلفة، حيث تتفاعل كلٌّ من الموجودات بشكل مختلف مع النار، والماء، وتغيرات المناخ، وغيرها من العوامل. لضمان أن تكون القوائم عملية في حالات الطوارئ، نوصي بإعداد القوائم على أوراق مفردة، بحيث يتم تغليف كل منها بمغلف بلاستيكي شفاف (فولييه). يجب توزيع نسخ من القوائم على أماكن مختلفة آمنة ومتاحة ويسهل الوصول إليها، وعدم الإكتفاء بإظهارها فقط في حالات الطوارئ. يجب تحديث خطة الإخلاء وقائمة (قوائم) الموجودات حسب الأولوية المرتبطة بها فور حدوث أي تغييرات (تغيير موقع الموجودات، تغيير في تقسيم القاعات، العقود الجديدة لمرافق التخزين الخارجية وما إلى ذلك، التقييمات الجديدة للموجودات، المقتنيات الوافدة حديثاً إلى المنشأة، والمقتنيات التي تم إقراضها أو اقتراضها). لذلك يجب أن تكون القوائم ممهورة بتاريخ التحديث، كما نشدّد على أهمية أن يتم ذكرعدد مرات تحديث القوائم وتسمية القائمين على التحديث، وتوثيق هذه المعلومات في خطة الطوارئ.
مبادئ توجيهية للتأهب للكوارث في المتاحف (متوفر باللغة الألمانية)
نموذج الإخلاء (متوفر باللغة الألمانية)